仕事の引き継ぎは資料をメールで完了♪できない後任に理解させる方法

働き方改革
自社の経営において、出来るだけ日頃の業務というのは社員さんにお任せしたいですね。
自分で教えられないという方もいらっしゃって当然だと思います。
では、「どうやって仕事を教えていくか」「どうやって仕事を引き継いでいくか」というのが今回のお話です。

仕事の引き継ぎができないのは 業務を細分化してないから

仕事の引き継ぎができない最大の原因は、「業務を細分化してないから」といえるでしょう。
「社員が仕事を覚えてくれない」「理解してくれない」というお悩みは、教える側が必ず持ってしまいます。

作業を出来るだけ細かく簡単なことに分割しながらハードルを少しずつ上げていくことによって、上から見て「仕事の覚えが悪い」と思うような社員さんでも十中八九(80%~90%)は自動化できるはずです。
後の細かな資格・検定や例外部分だけ残せば、随分教える側が楽になるというのが第一の前提です。

そして、仕事の引き継ぎのコツです。
これが「相手が理解できる順番で教えよう」というように「教える」概念があるのでそのつもりでやってしまうのですが、基本的には「教える」という概念を忘れた方が良いでしょう。

自分が楽したいから、特に嫌な作業を押し付けたい
あまり道徳的ではありませんが、そういう考えで動いた方が結果的には上手くいきます。
そのため、引き継ぐ順番というのは、出来れば社長さんの優先順位で「これはやりたくない」という順番からやった方が良いでしょう。

要するに、仕事マニュアルというのを「どうやって教えれば良いのだろうか」と考えるよりも、社長さんにとって今この作業をやっていて言葉としては悪いように思えますが、「押し付けたい作業はどれなのか」を考えた方が結果的に仕事の引き継ぎは上手くいきます

「この作業を教えたらできるのではないか」「この作業であればステップアップできるのではないか」とあまり考えず、社長さんにとってはやりたくない順の作業を順番通りに社員さんへ引き渡します。
この方法で仕事を引き渡すことが非常に重要です。

ここを間違えてしまうので、教えることに拘泥してしまってなかなか進歩しない
これには難しいところがあり、社員さんというのは社長さんには逆らえない立場なので、社長さんを超えてはいけないという暗黙の了解的な思いを抱いているケースがあります。

そうすると、教える側と教えられる側の関係を続けている限りは壁を突破出来ません
そのため、「やりたくないことを押し付ける」というイメージの方が意外と上手くいったりします。
口うるさいようですが、これが仕事を引き継ぐコツです。

資料が揃っていれば 仕事の引き継ぎは自動化できる

やりたくない事をお渡しするので、自分がとにかくやりたくない事をやってもらうために極力業務を細分化すれば、丁寧に説明することが出来ると思います。
これだけやってくれたらとても助かる」ということを1タスクでも積み上げていくということです。

それがたとえ、5分で済むような小さな作業であっても、社長さんがやりたくない事は早めに手放します。
例えば、社員さんがAの工程を終えて社長さんに提出する。

その後、たとえ5分で終わるような作業でもまた別のBの工程を社員さんに渡して作業をしてもらう。
ある意味で煩雑に感じるかもしれませんが、流れ作業でやってしまうと意外とスムーズに出来ます。

実際にムービーの編集だったり、ブログの作成でしょうか。
その原稿の作成や動画の編集そのものも、私は基本的にノータッチです。
私は動画を撮って話をするだけなのです。

こういう形でデータの受け渡しを社長以外で進めるだけで、作業というのは前に進んでいくようになります。
是非参考にしていただければと思います。

後に残った分です。
まずは作業を渡す側のやりたくないことを全体の8割渡す
この部分は引き継ぎが簡単なところなので、一般的には問題はないと思われます。

言い換えますと、2割手伝えばタスクが終わるというところまでをまず引き継ぎます。
そうすると、残り2割は引き継ぎが難しいところだけが残ります
今後はそこを全体の95%、言い方を変えると、残り2割のうちの75%をたとえ5分単位でもいいので細分化すれば、簡単な作業に分解して渡せます

最終的に残った5%は意思決定が必要なものだったり、例外事項だったりするものが残ります。
ここは仕事をしていて楽しい部分、イニシアチブを発揮しやすい部分だと思います。
仕事を覚えた人はこの部分はやりたいと思っているはずです。

「私なら上司よりも上手くやれるはず」と思っているはず。
95%の引き継ぎが完了していたら、残りの一見難解そうな部分は案外簡単に引き継げます。
後は、退屈な作業の部分をいかに伝えるかが重要だったりします。

仕事の引き継ぎは メールベースでする必要があるこれだけの理由

仕事の引き継ぎの具体的な方法です。
仕事の引き継ぎはメールベースでする必要がある。
要するに、「コミュニケーションプラットフォームを使いましょう」ということです。

言い方が複雑なので、メールベース以外の方法ですると考えるのであれば、例えばチャットやビジネスSNSを使えば良いでしょう。
その理由ですが、まずはお客様ともそうですが、社員さんとのコミュニケーションでなかなか言葉で説明したとしても上手く伝わらないということが多いわけです。

そうすると、「言った、言わない」ということが教える仕事の引き継ぎの段階で必ず出てきます
それを極力0にするとすれば、メールでログが残っていれば仕事を受け取る方も調べれば済むわけです。
まずはそういったデータベース作りという意味で、メッセージツールを使うというのは非常に重要です。

そしてそれが間違いなく届いたとしても、指示の解釈が異なることがあります
実は言葉で100%伝えるのは難しく、指示の解釈が異なった場合も「この案件に関しては、Aですよ」「Bですよ」とはっきりジャッジしてあげる。
ある意味でナレッジを貯めていくツールとして、まず初期段階としてはメッセージツールが重要になります。

さまざまな業務や業態の中で特殊なソフトやPCでなければ出来ないような作業をすることもあると思います。
しかし、社長さん自身の作業としては、iPhoneでできる内容だけに限定する。
要するに、通常の業務メールやメッセージツールだけで完結できる内容に限定し、特殊なソフトやPCでないと出来ないような作業は、現場でそれらを使用しながらメッセージベースで説明していく、ということです。

iPhoneでできない作業は、人がするという覚悟を持ってしていただけるとかなりスムーズにいきます。
私もメインのコンピューターは、実はiPad Proだったりします。

もしくはiPhoneです。
MacBookも使っていますが、基本的に社員さんとコミュニケーションを取る方法はメッセージツールだけという形でしています。

そうした方が仕事を覚えていただけますし、社員さんがイニシアチブを発揮しやすくなります。
自分の判断で作業する余地を残しやすいので、上手くいくかと思います。

最後に

「リアルマーケティングマスタースクール」では、
地元で頑張る中小企業のために問題解決を提供しております。

こういった働き方を変えていくコンテンツについても多くご用意しております。
是非参考にWebサイトをご覧ください。
今回は以上としたいと思います。

「仕事の引き継ぎは資料をメールで完了♪ できない後任に理解させる方法」の動画版はこちら。

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