見積もり請求システムはクラウドが必須！比較のポイントとは？ - RMMS リアルマーケティングマスタースクール

昨今は国家戦略の一環として、DX化が進んでいると思います。
それにともない、税法や制度が変わるに従って会計ソフトの内容も変えなければいけない。

今まさに、本格的な見直しを検討されている方は結構多いのではないでしょうか。

その中で乗り換えるにはどうしたら良いか、ポイントを簡単にお伝えしたいと思います。

見積もり請求システムが20世紀モデルだとこれだけ遅れを取ることに

時々、すごく昔の見積もり請求システムを使っている方がいらっしゃいます。
場合によっては20世紀モデルをお使いの方も少なくないのではないでしょうか。

中には保守契約を無視したまま、その古いシステムをお使いの方もいるかと思います。

お客様の中にも時々いらっしゃいます。

こういったアプリケーションの問題以外にも、たとえばOS。
多くの方はWindowsを使ってらっしゃるかと思います。
それ自体は問題ないのですが、そのバージョンがWindows7以前のものだったりしないでしょうか。

それぐらい古いバージョンですと、やはりウイルスの危険性はかなり高い。

そしてデータ消失の問題。
バックアップを取っているつもりなのに、全部消えてしまっていることが結構あると思います。

とくに古い会計アプリの場合、ドングル（ソフトウェアの不正コピー防止目的で使用される、主にUSBタイプのもの）を物理的に差し込まなければ動かない。

このような場合にバックアップが取れていないことがたまにありますので、そういうトラブルが結構絡みやすい。

クラウドにしていない場合の弊害だと思います。

加えて会計ソフトでもそうですが、あまりにも古いタイプは新しいバージョンへの移行が難しい。
何らかの人的な労力が必要だったり、そもそもできないことが結構あります。
意外とあっという間にバージョンアップできなくなってることも少なくありません。

私の方でも古いデータをお持ちのお客様に弊社システムをご利用いただく際には、当方でもデータ解析の上、不備の箇所を修正させていただくことも多くあります。

ここからはDX化を機に、見積もり請求アプリをクラウド版に変えた際のプラスの面をご紹介したいと思います。

たとえば今までだったら、会社に帰らないと見積もり請求が作れない。
あるいは営業補助の人に頼まないといけない。
その結果、営業さんが残業しがちになってしまうことが多かったと思います。
ところがシステムをクラウド化すれば、スマホを使ってその場で見積もりすることができます。

やはりお客様の前である程度の書面提示ができるようになれば、状況は結構変わってくると思います。
今までだったら、せっかく商談が温まっているのに一旦会社に戻らなければいけない。

徹夜して頑張って見積もりを作っても、翌日お客様に連絡したらお気持ちが冷めてしまっていることは結構あります。
ですがクラウドであれば、そのような心配はありません。

他にも一度会社に戻り、再度お客様のところにお伺いする。
その際に決定権者が変わってしまっており、書類内容を作り直す必要が出てくる。
そうするとまた複数回往復しなければならず、さまざまなコストがかかってしまう。
書類の場合は、こういうことが多いですよね。

そう考えると、やはりクラウドを介してその場でできるのはとても便利だと思います。

そして見積もり請求システムをクラウドに移行する場合。
色々な商品があると思いますので、簡単に比較のポイントをお伝えします。

まずはコスト面ですね。
導入の際はもちろんですが、それ以外にも補修やメンテナンスの費用がどうしてもかかると思います。

それらのコスト以外にも、たとえば機種を変えたり。
あるいはプリンターや用紙など、色々なサプライ品もあります。
それらを加味したうえでの実質的なコストはどうなるのか。
総合でどれぐらいになるのかは見ておいた方が良いと思います。

そして営業資料を作ったりされる会社さんも多いと思います。
その際に、たとえば一時的に別のアプリケーションへ移動したい。

連携するために、たとえば「キントーン」のようなアプリへの書き出し時に、データの書き出しが容易にできるかどうか。
これがなかなかできない。
逆に言うと、意地悪ロックされているようなアプリケーションが結構多いわけです。

ですのでその辺りも参考に購入前に調査していただくことが、結構重要であるかもしれません。

当社でもそういったデータ移行の業務を承ることが多々あります。
しかしよく見てみると、そのアプリケーションの集計がそもそも間違っている。

なぜか請求書の月次の締めや年間合計にズレが生じるケースは、恐ろしい話ですがあります。
昔のアプリでは数字が正しくならないことが結構あります。
そういうことに気をつけながら新しいシステムに移行していただけたらと思います。

簡単に振り返ってみましたが、今の時代に適応するためには見積もり会計システムをクラウドに変える必要がある。
クラウドも各社からたくさん出ておりますので、色々検討されることが自社に一番合うものを見つけるための良いチャンスだと思います。