社長には秘書が必要、
アシスタントに任せるべき仕事内容とは

社長さんの中には、「忙しくてなかなか仕事が進まない」「頼まれていた用事へ忙しくて行けない」とおっしゃる方が多いと思います。
何で忙しいかを聞いてみると、「その業務はあなたがやるべき仕事なんですか？」ということに夢中になっていることが多いです。
そういった方のために改善策をまとめてご紹介したいと思います。

社長がやると業務が停滞する仕事とは？ それ秘書が必要なサインです。

簡単にいうと、パソコン操作などは社長さんがそれほど頑張らなくて良いです。
メールの添付ファイルで送った・送れないということがよくあると思います。

例えば社長さんがパソコン操作などをするために会社に戻ってそちらに労力をかけてしまい、結果的にまごついてしまう。

社長さんが「データ入力が上手くいかない」「写真を探したりするのが大変だ」などといった社員さんのトラブルを処理するのはやめましょう。
ひとまず、自分でパソコンを使うのはやめましょう。
そういった作業はアシスタントに任せて良いと思います。

私も動画の録画をする為にiMacだったり、会社ではMacBookを使っていたりします。
その中でも、メインのコンピューターといえば、私の場合で考えるとiPad Proでしょうか。
それほどパソコンで複雑な処理をしないという形で、作業の取り組みを進めています。

今更こんな方はいないと思っていましたが、
「書類１枚、ファックス１枚のために会社へ帰らなければいけない」
「会社から抜けられない」という方が相変わらず多いようです。

そういったことであれば、「アシスタントを置いて、社長は他の場所で好きなことが出来る」という働き方に変えるべきでしょう。
「会社に縛られてしなければいけない業務」はすべて、社長さんの仕事ではないと思います。

セミナー会場で、社長さんがセミナーの途中で抜け出して携帯で延々と喋っていることがあります。
それは何をしているのかというと、社長さんが電話越しにお客様から怒られながら対応しているのです。

セミナーを抜け出してまでお客様に怒られている姿を見られ、恥ずかしい思いをされる方も多いでしょう。

お客様に怒られてばかりの社長さんにこそ言いたいのですが、アシスタントが連絡した方が角が立たないことがかなり多いです。

一般的なイメージでは、アシスタントの人が「あなたでは少し分からないので、社長さんに代わって下さい」とお客様から言われることが多いと思われていますが、意外と「社長さんに代わってほしい」とお客様から言われることばかりではありません。

簡単な連絡事項でもアシスタントに任せる方が、コミュニケーションが進むことが多いです。

秘書の仕事内容は案外限定されています、 社長の事務作業の引き継ぎ方。

秘書の仕事内容というのは、案外限定されています。
社長の事務作業の引き継ぎ方だけです。
それは簡単に出来ます。

まずはメールベースで行なっているメールや電話のやりとりを、出来るだけ社長さんから引き離してしまう。
それだけで仕事の負担は減ると思います。

私の場合は、「この携帯電話はあなたの社用携帯だから」と言って私の携帯電話を丸ごと渡したこともあります。
電話番号を新しくして、間にアシスタントをはさんでお客様が私との連絡が取れないようにしていた時もあります。
そうすることで、外部の会社とのやりとりがスムーズに動くのです。

それが難しくても、携帯にたくさん電話がかかってくるのを避けた方が良いのですが、やめられない。
おそらく、根源的に携帯にたくさん連絡が入るのがお好きなんだと思います。

特に、イヤホンマイクを付けていらっしゃる方がいると思います。
私からしてみれば、社長さんが電話をするためにイヤホンマイクを付けるのはやってはいけないことだと思うのですが、好きな人であれば仕方ない。

とはいえ、まずは折り返しの返答やリアクションだけでも、アシスタントに発信してもらう。
それだけでも情報の流れは変わっていきます。
徐々にアシスタント側に情報が寄っていくようになるので、少しずつ電話が減っていくと思います。

この時のコツとしては、お客様や対外的には秘書について徹頭徹尾ほめた方が良いです。
そうすることで、社外からも秘書に対しての信頼を得られますし、会社としての信頼も得られます。

よく社員の悪口をおっしゃる方がいますが、社員の悪口はおっしゃらない方が良いでしょう。
悪いところがあったとしても、社外から会社としての信頼を得られるので、歯を食いしばってほめてしまった方が良いと思います。

秘書も雇えない社長に未来はない！ 必要なタスクを行動に移すには。

最後に耳の痛いお話ですが、まず社長さんというのはやらなければいけないタスクを前に進めてこその仕事です。

「メール、パソコン、書類に追われる」
「単純作業に追われる」ということすべて、社長さんの仕事ではありません。
そういった仕事はパートの方に任せて下さい。

最初は週３日でも構いません。
１日２時間でも良いので、アシスタントという存在がいれば良いのです。
「明日、明後日までにこれをやっておいて下さい」と言える存在がいるだけでどれほど仕事が進むか。

特に、私達は単純な書類整理などをあまり好んでしたがりません。
そのため、そういった作業はパートさんに任せた方が効率的に良いです。
そういう持ち場が個々にあると思います。

週３日や１日２時間でもパート社員一人を雇う人件費を出せないのであれば、非常に厳しいことをいいますが、会社を廃業した方が良いです。
パート社員を雇う人件費といっても数千円程度なので、数千円程度の人件費でさえ出せないようであれば外食に行くのはやめた方が良いでしょう。

何かの支払いを止めた方が良いと思います。
それほどパート社員さんが重要です。

何が言いたいのかというと、社長は目先の連絡から離れ、先を見たことをしなければいけません。
手元にある業務から極力離れてほしいです。

それが出来てこそ、会社というのは成長します。
やはりその大事なことの優先順位を間違っている方が多いので、改めてこうしてまとめてご紹介させていただきました。

最後に

今回はいかがだったでしょうか？
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今回は以上です。