小さな会社さんから規模が大きくなり、社員さんが増えてくる。
その中で起きる典型的な問題に、会社の代表メールをどのように共有したら良いか。
その情報をどのようにやり取りしていけば良いかということで、トラブルになることが結構あると思います。
今回はそういった問題についてお話したいと思います。
代表メールを社員と共有する時絶対やってはいけないこと
会社の代表メールアドレスは、当然社員さんと共有する必要があります。
とはいえ、中には「絶対にやってはいけないこと」をやってしまうケースも少なくありません。
まずはその辺りの説明です。
典型的な例としては、 アドレスのログインIDとパスワードまで共有してしまう。
これはメインの一番大事な情報ですので、決して気軽に渡してはいけません。
そこは間違わないでください。
ほかにも、たとえば「ぷらら」や「BIGLODE」など。
いわゆるプロバイダーさんから提供されたメールアドレスを公式に使用されているところも多いのではないでしょうか。
ですが、それはあくまでもインターネット契約用のアドレスです。
それを会社の公式アドレスとしてそのまま使用すると、万が一契約内容に変更があればアドレスも使用できなくなります。
そうなっては困りますので、やはり会社用アドレスは独自のものを使用するべきだと思います。
たとえばホームページのドメインをお持ちでしたら、「info@会社の会社のドメイン」のようなかたちをオススメします。
同じように「会社名＠gmail」というアドレスにしていらっしゃるケースがあると思います。
しかし「Gメールのアドレスでは取引をしたくない」という業者さんは多いです。
理由はいろいろありますが相手が戸惑ってしまいますので、やはりちゃんとしたドメインのアドレスにしてください。
そういう最低限のところからまずスタートしましょう。
それができてからのお話です。
メールチェックを共有すると開封して放置などトラブルのもとに
続いては、メールチェックについて。
たとえば、社員さん同士でメールを共有せざるを得ない。
しかし共有してしまうと、すでに読んだものがどれか。
次に読むべきものがどれか、わからなくなる。
そういったトラブルについてのお話です。
たとえば極端な話ですが、コンピューターが一台しかない。
そのコンピューターの席に社員さんが交互に座ってメールを確認する。
現実的に考えてあり得ないことではありますし、そもそもあってはいけないことですが、仮に説明モデルとしてそういう例があったとします。
まず事務員Aさんがメールを確認。
しかし、返事はせずにほったらかし。
すると事務員Bさんが確認するときには、そのメールは開封済みになっています。
これでは「これはすでに誰かが処理したものに違いない」と勘違いしてしまいます。
そこからさらに次の社員さんに進んでしまう。
要するに既読無視みたいな状態になってしまうわけですね。
絶対にあってはならないのですが、そういうトラブルが多いというかたちでお聞きしております。
そして、それぞれの社員さんが個別のメールアドレスを持っている場合。
会社の代表メールではなく、個別メールでお客様とやり取りを続けていると当然内容が共有されません。
それではどうしても情報が属人化してしまう。
「あの人が勝手にやっているから止めてしまったらよくわからない」みたいな状況。
あってはならないことなのですが、これもよくあります。
そして追い討ちをかけるようですが、オフィスの中でさっきの事務員Aさんが「この処理したよ」とBさんに声をかけて引き継ぎをする。
なんのための電子機器なんだと。
なんのためのEメールなんだと言いたくもなりますが、場合によっては付箋を置いたりですね。
「この処理しました」というのを手紙風にメモを置いてBさんに渡していると。
電子で情報が通っているにもかかわらず、わざわざアナログで物質の転送が行われる。
これも結構多いみたいです。
これらの問題を、まずはなんとかしないといけないです。
会社のメールを共有するための正しい方法とは
ここからは、今までのやり方を正しいやり方に変えましょうというお話をしたいと思います。
本題的に会社のメールを共有するためには、正しいやり方に乗り換えるしかありません。
その正しいやり方について簡単に3つお伝えします。
まず導入ハードルが一番低いのは、先ほどの「info@〜」のようなアドレスをお持ちの場合。
たとえばMicrosoftの「Outlook」だったり、Googleの有料サービスなどにメールの共有機能があります。
ログインパスワードを渡す必要もないので、そちらの方で取り扱いしていただくとスムーズになると思います。
しかし、この方法では事務員Aさんが確認したあと事務員Bさんが引き継がない等の問題が多少残ってしまうこともあります。
しっかりしたアプリケーションを使えばできることではありますが、そこまで気が回らないで無理が生じることはあります。
こういうケースのために会社のメールアドレスを共有して使う。
そのための専用サービスもあります。
Webアプリで一つのメールアドレスを登録しておけば、社員さん同士それぞれのログインIDで共有できるようになります。
「読んだ・読んでない」「処理した・処理してない」というのが全部追跡でわかるメール共有サービス。
そんなに高い金額でなくてもありますので、それを普通に使っていただくのが一番簡単な解決方法です。
各社そういったサービスがありますので、Webで調べていただければと思います。
それに加えて、アプリケーション。
先ほど「Outlook」の方で簡単にご紹介しましたが、それぞれのメールIDを発行しまして、そこにメール共有だったり追加履歴共有、あるいはコメント付加したりといったことができます。
アプリそのものに最初からそのグループで働く予定を入れられる。
そういうアプリケーションもありますので、「Outlook」に限らずいろいろ導入していただければと思います。
最後に
「リアルマーケティングマスタースクール」では地元で頑張る中小企業のために、様々な問題解決を提供しています。
無料のオンライン相談等々もいろいろやっております。
Webサイトでも、今回のような会社での働き方などいろいろな情報を公開しておりますので、ぜひご参考にしていただければと思います。
今回は以上です。
「会社の代表メールを共有してる場合のチェック漏れについて」の動画版はこちら。
