RMMSでは、会員さん同士でいま困っていることを持ち寄る、問題解決ワークという場を設けています。
その日、ある経営者の方からこんな相談がありました。
「求人を出して、事務員さんがパートで入ってくれることになりました。契約とか、日々の回し方はどうしたらいいでしょう？」
小さな会社にとって、事務を手伝ってくれる人が来てくれるのは本当にありがたいことです。
社長が一人で抱えていた細かい仕事を、やっと誰かにお願いできる。
ホッとしますよね。
ただ、ここで何も決めずに始めてしまうと、しばらくすると社長のほうが苦しくなってしまうケースが多いんです。
パートさんにどこまで頼むのか。
パートさんの側から見れば、どこまで頑張ればいいのか。
その線を、雇う側が先に引いておく必要があります。
その日お伝えした順番どおりにお話しします。
パートの事務員さんを雇うとき、仕事内容より先に決めること
相談をくださった方は、何をやってもらうかを一生懸命考えておられました。
でも僕が最初にお伝えしたのは、来る日と時間のことです。
「固定してください。たとえば月水金の午前中だけでもいいです。火曜と木曜に1日ずつ、でもかまいません」
曜日と時間さえ決まっていれば、形は何でもいいんです。
週に1日でも、半日でも大丈夫です。
その代わり、外注にするとか、在宅でやってもらうとかは一切考えません。
来る日と時間を固定する、それだけです。
なぜそこまで固定にこだわるかというと、来る日がバラバラだと、社長が毎週「今週はいつ来てもらおうか」と考えることになるからです。
パートさんの都合に合わせて予定を組み直す。
在宅だと、何をどこまで進めてくれたのかが見えにくい。
人を入れて楽になるはずが、その調整に社長の時間が取られていきます。
固定してあれば、社長は「月水金の午前にはこれを置いておく」と段取りを組めますし、パートさんも自分の生活の予定が立てやすくなります。
お互いに予定が読めるので、余計な気をつかわずに済むんですね。
パートの仕事の範囲は、どこまで頼めばいいのか
来る日が決まったら、次は何をお願いするかです。
その方の会社でお願いできそうなのは、お金の計算、帳票をつけること、それからお客様へのフォローの発送でした。
3日目、7日目、21日目にお送りするツールの発送です。
「事務作業をやってもらうだけで、時間はもう埋まると思いますよ」
僕はそうお伝えしました。
パートの仕事内容というと、何でもやってもらえる人を想像しがちです。
電話も取って、来客にも対応して、ちょっとした企画も考えてもらって。
でも、半日しか来ない方に何でもお願いすると、どれも中途半端になってしまいます。
パートさんのほうも、どこまでやればいいのか分からないまま、頼まれたことに追われることになりますよね。
お金の計算と帳票と発送。
こうして仕事の範囲がはっきりしていれば、パートさんは来た日にやることが分かっています。
帰るときには「今日の分は終わった」と思えます。
仕事の範囲を決めておくのは、パートさんがどこまで頑張ればいいかを決めておくことでもあるんです。
雇ったあと、パートさんの要求が多くなっていくのはなぜか
ここからが、その日いちばんお伝えしたかった話です。
僕はその方に、これから起きることを先にお話ししました。
「今から起きることを言うと、日に日に要求が大きくなっていきます」
最初はありがたいことに、決めた日に来て、決めた仕事をしてくれます。
ところがしばらくすると、こんな話が出てきます。
「テレワークさせてもらえませんか」
「もうちょっと給料を上げてもらえませんか」
「こういうパソコンを買ってもらえませんか」
一つひとつは、無理なお願いには聞こえないんですよね。
せっかく来てくれた人だから、辞められたら困る。
これくらいなら、と応えてしまう。
すると、次のお願いがまた出てきます。
その方は、人に厳しいことを言えるタイプではありませんでした。
厳しく言えないまま要望に応えていくと、要望はどんどん大きくなっていきます。
そしてある日、社長のほうが我慢できなくなります。
最後は、辞めてもらうしかなくなってしまう。
来てくれたときにあれほどありがたかった人と、そういう別れ方をすることになるんです。
これ、パートさんが悪い人だから起きるわけではありません。
最初に線が引かれていなかったので、どこまでお願いしていいのか、パートさんにも分からなかった。
聞いてみたら応えてもらえたので、次も聞いてみた。
それだけのことなんです。
雇う側もパートさんも、誰も得をしない終わり方ですよね。
パートさんにどこまで求めて、どこから先は断るのか
ではどうするか。
要望が気になり始めたところで、はっきり言うことです。
「いや、それは考えてないよ」
僕はその方に、要求が過大になってきたなと思ったら、そうはっきり言った方がいいですよ、とお伝えしました。
大きくなってからでは言いにくくなります。
最初の一つ、二つのうちに言っておくほうが、言う側も言われる側もずっと楽です。
言い方は、きつくなくていいんです。
怒る必要もありません。
「うちは在宅は考えていないんです」「月水金の午前でお願いしている仕事なんです」と、最初に決めたことを伝えるだけです。
来る日と時間を固定し、仕事の範囲を決めておいたのは、このときのためでもあります。
決めたことがあるから、「それは考えていない」と言えるんです。
逆に、どこかで言わないままだと、同じことは繰り返されます。
今の人が辞めて、次の人に来てもらっても、また似たような要望が出てきて、また応えてしまう。
言えるようになるまで、同じことが何度でも起きるんですね。
パートさんにとっても、線がはっきりしている職場のほうが働きやすいはずです。
どこまで頑張ればいいのかが分かっていて、来た日の仕事を終えたら気持ちよく帰れる。
そういう職場なら、長く来てもらえます。
これからパートの事務員さんを迎える方は、仕事の中身を決める前に、来る日と時間を決めるところから始めてみてください。
最初の要望が出てきたときに、落ち着いて「それは考えていないよ」と言えるはずです。
