時間がなくて何も手につかない、なかなか新しい事を始められないというお悩みが多いと思います。
今回はそういったお悩みの解決策になればと思いまして、この記事を書かせて頂いております。
なぜ電話やメールに疲れて悩む必要が？ 仕事が進まない割り込みや横槍は一掃しよう
まず最初のお話です。
どんな仕事術でも言われる事ですが、お仕事中に割り込みで連絡が来られると正直邪魔ですね。
しかしその割り込まれる事によって発生する時間のロスについてとか、あるいはそれによって生じる様々なデメリットを過小評価している人が多いのではないでしょうか。
そこは一回冷静に考えてみて、どれだけの時間をロスしているか。
続けていた作業を邪魔される事によって、またやり直すという無駄な事をどれだけしているか。
その辺りのエネルギーロスについて、1回見直すべきであると思います。
実際皆様の想像以上に影響が大きいと思います。
特に忙しくてとか、時間がなくてと言ってる人ほど早急に対応すべき問題であると思います。
私は電話に出ません。
仕事中の連絡は一切受け付けていないです。
講演のお仕事をしているからというのもありますが、外に出ている時にいちいち受けられる訳でもないです。
やっぱりそれによる生産性の低下について、少し考えるべきであると思います。
そもそも人の問い合わせに、事細かく即対応しなければいけないほど、あなたのお仕事は優先順位が低いのでしょうか？
場合によっては、現在のお仕事を完全に中断してでも営業の電話に対応する。
厳しい言い方をすると、あなたのお仕事はその程度の価値なのでしょうかというお話です。
別に連絡が来たからといってお仕事を中断する必要はありません。
どうしても気になるというのであれば、「後で折り返し」で構わないと思います。
私はそもそも折り返しもしません。
当社には電話かけないで欲しいと事前にお願いしておりますので、かけてくる人にはハッキリとマナー違反であると伝えます。
それぐらい時間を奪われる訳にはいかないです。
なので電話がかかって来たらどうしても対応しなければいけないと思われるかも知れませんが、あくまでもご自身のお仕事が最優先であるという認識に切り替えていく必要があると思います。
更に言えば、極端な考え方ではありますが丸1日あなたに連絡がつかないと会社が倒産するのでしょうか？
もし本当に1日あなたに連絡がつかない事で会社が回らないという事があれば、それはシステムそのものに重大な欠陥があるという事ですので早急に変えていかないといけないです。
例えばコールセンターを用意するのも有りですし、簡単な電話代行にお任せして後でまとめて連絡内容を貰うだけでも十分対応できるはずです。
少なくともあなた自身がお仕事を中断してまで電話に出る必要はないはずです。
そこは冷静に考えた方が良いです。
ヘイトデー：やる気が削がれ仕事が進まない 辛い原因と立ち向かう日を決めよう
続いてはヘイトデーについてです。
簡単に言うと嫌な事（ヘイト）をする日です。
嫌な事というのは要するに、苦手なお仕事。
普段ならその事を考えるとやる気が削がれる原因、別の作業に逃げてしまうようなタスクがあるかと思います。
私だったら書類整理が大嫌いです。
あまりにもこの作業をやりたくないので、いつの間にか大量に書類が溜まって後で苦労する事も珍しくありません。
その為アシスタントにどんどん丸投げするという事をついやってしまい、自分でやろうと思わないのかって状態になってしまう事もあります。
そういう普段ならつい逃げてしまう、先延ばしにしてしまうようなお仕事に立ち向かう為の日。
それがヘイトデーです。
例えば私はシステム開発の会社もやっていますので、サーバー関係のトラブルがあればその問題を解決しないといけない。
しかしこの作業が結構大変で、正直荷が重いです。
なので「システムはギリギリ動いてるからもう少しなんとかなるんじゃないの？」とつい思ってしまう事がありますが、ずっと放っておく事もできないです。
ギリギリになって頑張らないといけなくなる時もあるので、そういう先延ばしにしているお仕事を1日集中で片付ける。
要はあえてこのような日を設ける事により、普段はやりたいお仕事を進めながらも先延ばしが発生することのない健全な状態を作ろうと言う事です。
コツは1週間に1回程度は、必ずヘイトデーを設ける。
火曜日でも水曜日でも構わないので、後回しにしたい件については、全部その曜日にまとめてやってしまう。
通常はヘイトデーの1日、短くても2時間は先延ばしにしている作業にあてるべきだと思います。
特に何かしら問題があれば、尚更可能な限り1日かけた方が良いと思います。
極端に言えば週に1回はいちいち電話に出ている場合ではなく、問題解決に全力を注ぐ日を決めてくださいという事です。
この日だけは普段の楽しい業務、やりたい業務を後回しにして溜まっていたお仕事をする。
もっと言うと先程は電話に出てる場合ではないと言う例え話をしましたが、連絡しないといけないけれど気が重いと言う場合、逆にこのタイミングで連絡してしまうのも有りだと思います。
まずは仕事が進まない原因を、ヘイトデーだけで解決する。
そうすると週5日間毎日対応していた嫌な業務が、たった1日に集約され、残りの4日間はやりたいお仕事にだけ集中する事ができるので、結果的に大幅な生産性の向上に繋がります。
それ以外にも新しい事に取り組むことが出来るなど、驚くほどの効果がありますので是非1度お試し頂けたらと思います。
仕事が進まない不安を Omni Focusで解決する方法
Omni FocusというのはGTDアプリの一種ですね。
以前の記事でご説明させて頂いておりますので、詳しくはそちらをご確認頂けたらと思います。
こちらは言うまでもなくタスク管理を目的としていますので、当然定期的にプレビューという形でタスクを整理する必要があります。
その為やりたくない嫌な業務はタスクとして放り込んでおき、週1回のヘイトデーのタイミングをタスク整理の日とするのが効果的です。
最初からGTDのシステムに組み込まれる事で、比較的簡単に順次解決する事ができます。
なので普段から忙しくてと困っている人は、カレンダーを見直すと同時にこのようなタスク関係のアプリをご利用される事が非常に有効であると思います。
最後に
最後にリアルマーケティングマスタースクールでは、
地元で頑張る中小企業のための問題解決をご提供しております。
ご相談頂きましたら、
現状お困りの問題点から改善ポイントをお伝えさせていただきます。
無料オンライン相談も受け付けておりますので、
そちらの方も遠慮なくご利用ください。
詳しくはWebサイトの方をご覧いただければと思います。
今回のお話はこれで以上となります。
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