文章を添削するコツすらマニュアル化し
仕事を自動化する方法

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社員さんに文章の作成などの取りまとめを依頼した場合「こうじゃないんだよな」と思いながら、なかなかうまくいかないという思いを抱えていらっしゃる経営者の方、あるいは上長の方が多いかもしれません。

そういった方のために、一つのコツとしてお伝えしたいと思います。

ブログなど文章の添削は 属人的な仕事の代表格、自動化できない?

ブログや割とパーソナルな文章は、どうしても属人的な仕事の代表です。
これは人によって、添削のやり方が色々違うのではないか、という意見が多いでしょう。
別の人に引き継ぐことは「ちょっと無理なんじゃないか?」ということもよく言われます。

やはり言語感覚や文章のフィーリングというものは、会社としても共有しづらい部分
そうは言っても、ほとんどの方は小学校の頃から10年15年、場合によっては20年近く国語の勉強をされています。

そうすると、当然決まりきったマニュアル、先生が使っているマニュアルなどに解決方法があるわけです。
それを参考にしてみるというのも、一つの考えだと思います。

何が言いたいかというと、文章の良し悪しや、直感的に「気に入った気に入らない」だけでジャッジしてしまうのではなく
「どう変えれば文章が良くなるか」という部分をパターン化していく。

あるいは公式化することができれば、それぞれのノウハウとして共有できるのではないかというのが一つの考えです。

文章の添削のコツを言語化するために 必要なものとは?

文章の添削のコツを言語化するために、必要なものを具体的にお話をしていきたいと思います
大きく分けて3つです。

1 問題点を見つける
文章の添削で、まず気に入った、気に入らないと文章を一括で全体的に判断するのではなく、問題点で判断します。

例1)

問題点:読みにくい
問題点:一読して意味がわからない

2 問題点のパターンを分類
起きる問題点のパターンを分類しながら、それぞれのパターンに向けて解決方法を用意するというのが重要な考え方です。

例1)

問題点:抜け落ち
解決方法:「、」を追加、
「い」抜き言葉を補足、
「ら」抜き言葉を補足。
例2)

問題点:説明不足で内容が伝わりにくい
解決方法:説明を補足する
例3)

問題点:話の前後がごちゃついて内容が伝わりにくい
解決方法:言葉の順番を入れ替える・重複している部分を削除する

3 部分ごとに解決策を渡す

分類したパターンに応じてそれぞれ、良し悪しをジャッジする方法と解決策を一文や、部分ごとに渡していく。

例1)

問題点:指示語(具体例がない)
解決方法:具体的な説明文が必要であることを指摘

問題点を添削担当者が部分ごとに指摘、社員さんに渡して修正してもらう。

結果的には職務を細分化していき、簡単なパターンにまで細かくわけて解決していくという、いつもの手法になります。
これも、文章添削で使えるというお話です。

文章の添削をマニュアル化する方法

では文章の添削をマニュアル化する方法です。
まず最初に見るのは、外見的な部分です。

例えば文章の長さ句読点が多い少ない読点の位置、あるいは記号などです。
数字などの表記が統一されているかなど、そういう部分をまず要素としてチェックし統一していくということです。

そしてある程度外見的な表現が整ってくると、今度は話す順番です。

意味の順番を組み立てて、話す順番を入れ替えていきます。
そうすると、結構分かりやすい文章になっていきます。

あるいは指示語です。
コレやソレ、アレなどという単語がやたら多かったりする時は、場合によって引用する文章だったり、注釈を入れる文章を入れる必要があります。

そういった部分の文章を整理して解決方法を共有していくと、パターン化していくということです。

そして同じような表現が何度も使われてる部分もありますが、
そういう所は思い切ってカットしてしまうか、あるいは洗練された他の方法や表現に入れ替えていきます。

そういう選択の仕方をパターン化していく。

実は大きく分けるとこの三つのステップで、文章の添削というのは完成しています。

実は今ご覧いただいてるムービーだったりブログの内容ですが、この文章も実はこの添削の方式でやっており、こういう形で量産化しています。

ぜひご参考にしていただければと思います。
さて、いかがだったでしょうか。

最後に

リアルマーケティングマスタースクールでは、
地元で頑張る中小企業のために問題解決を提供しています
こういった作業に関する引き渡しの仕方だったり、トレーニングの方法Webサイトの方に、色々情報提供しておりますので、また参考にしていただければ幸いです。

本日は以上です。

「文章を添削するコツすらマニュアル化し仕事を自動化する方法」動画版はこちら。

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