店舗間で情報を共有するならこのアプリ、お礼メールなどもツールで漏らさない方法とは？

今回は多店舗展開されているようなショップさんのケースです。
その中で、社員さんとの情報共有がなかなか上手くいかない。
拠点が分かれているため、例えばビデオチャットなどで朝礼をしたりしますが、なかなか上手くいかない。

そういったケースが多いと思います。
そういった方のお悩みにお答えするため、解決する方法をご紹介したいと思います。

店舗に情報はなぜ届かない？お礼メールすら共有できないたった一つの理由とは
忙しい店舗で情報を共有するにはまずはこのツールから
誰でも間違いなく情報を共有したいならアプリから考える
1. 最後に

店舗に情報はなぜ届かない？お礼メールすら共有できないたった一つの理由とは

経営者としては社員さんに対して、「意識を高く持ってほしい」「報告・連絡・相談を高いレベルでやってほしい」と願うのですが、そんな完璧な会社はまずありません。
少し理想が高すぎるのです。
教科書通りには、なかなか上手くいかないということです。

加えて、「報告・連絡・相談」の際には特に都合の悪い話であっても共有してほしい。
都合の悪い話以外でも共有してほしい。
しかし、都合の悪い話まで加えて報告・連絡・相談することはやはり無理があります。

その理由は簡単です。
毎回、報告したりするのが面倒だからです。

普段からやらなければいけない仕事もあるし、ワーク以外にもライフと呼ばれている人生があります。
普段、報告すること以外で仕事に100％準ずるのはやり切れないと思います。

そのため、１日の流れでしょうか。
１日の流れを把握することが簡単に出来て、それが出来ていなければ外部からチェックを受ける。

誰かに何か言われる。
非常に簡単なことで、チェックを受ける体制でなければなかなか人は動いてくれません。

日報もそうだと思います。
何もなく任せたままでは、やはり次第に日報を書く気がなくなってしまいます。

その中でフィードバックすることによって続いていく。
そういったチェック体制と簡単に出来る流れというのが必要ではないかと思います。

忙しい店舗で情報を共有するにはまずはこのツールから

忙しい店舗で情報共有するのであれば、まずはこのツールからというお話です。

まず各店舗間の要望で多いのは「情報を出してほしい」「情報共有してほしい」という希望ですが、 それ以前の問題です。
多くのスタッフに情報を見てほしいので、まずは情報を見たかどうか。
情報を見ていない人がいたら話になりませんので、読んだことが分かるチェックがワンタップ、ツータップで簡単に出来るようなアプリでなければ厳しいと思います。

そして、情報をアップする時に例えば「データを入力してほしい」「エクセルで集計して挙げてきてほしい」など上層部の希望も理解できるのですが、現場を考えるとそこまでさせるのは大変すぎます。
そのため、情報が欲しい時は写真で送ってもらえば良いのです。

情報を提出するのは手書きでも良いので、各店舗のスタッフが写真に撮って上層部に送る。
そういった簡単な情報流通で、短いテキストと写真だけでなんとかなる。
それくらいの情報量で割り切らなければ、少し厳しいのではないかと思います。

あるいは、多店舗展開をされている方で、「店舗の様子をいちいち見ていられない」「全てを見るのは困難だ」という場合があると思います。
その場合は定点観測で、各店舗のスタッフに同じ場所から撮影した写真を提出していただくことになります。

多店舗を管理している経営者に同じ場所からの撮影を出来れば毎日のように送ってほしい。
そうすると、問題点に意外と気づきやすいです。

現場仕事でもそうです。
それぞれ訪問して回っているスタッフに対して、どういうサービスを提供しているのか定点観測の写真を提出するというマニュアルでやっていくと、問題点に気づきやすいということが多いと思います。

誰でも間違いなく情報を共有したいならアプリから考える

誰でも間違いなく情報共有をしたいと思っているので、アプリの設定から考えなければいけないというお話です。

アプリを使うからには、やはり通知の機能を使いたいです。
特に、日常から使っているスマートフォンによく利用するアプリで通知がいくと、すぐに反応しやすい。
「気づきませんでした」というトラブルも当然起きにくいです。

そこを考えると、メッセージアプリやSNSアプリでしょうか。
ビジネスSNSも含めて、そういったプラットホームを使うのが一番有効ではないかと思います。

それともう一つ、ChatWorkやSlackを使われる時、現場のスタッフに対して「ここまでやってほしい」という要求のハードルを出来るだけ下げるのがコツです。
情報の整理というのは、情報の末端である人数が多い層に任せるのは意外と上手くいきません。

そのため、情報処理を担当するスタッフでしょうか。
私の言葉では「コミュニケーター」と呼んでいますが、そこで情報の整理をする。

情報の整理を行った後で再び還流させて、色々なスタッフに簡単に見てもらう。
見たら読了のチェックを押しやすい。
そういった形であれば、お話がもれなく伝わりやすい傾向にあると思います。

そして、SNSを使うからには当然ストックとフローの原則を理解する必要があります。
全ての情報を同じSNSで共有するとしたら、例えばLINEのような形でずらずらと情報を並べてもなかなか見ている皆さんがついていけません。

直近のその日に知っていれば良い情報があると思います。
例えば、「朝礼はいつですよ」「今日はこういうことがありますよ」といったようにその日に分かれば次の日には忘れてしまっても良いような情報。

いわゆるフロー情報でしょうか。
そういった情報を流すには、SNSが向いています。

そして、ディレクトリです。
例えば、マニュアルなどでしょうか。

探していくのにSNSに載せてしまうと、後々になって調べるのが大変になります。
そのため、例えば特定のデータベースや専用のWebサイトというディレクトリ形式で探していくことが出来ます。

この二本立てが必要になってくるのではないかと思います。
そういった意味では、フロー型であるチャットで流れていくタイプとストック型であるファイルを置いておくタイプの両方がなければ、スタッフにとっては情報を探していくのに負荷がかかってしまいます。
そういったところが簡単になれば、上手くいくのではないかと思います。